Warunki uczestnictwa

Regulamin XVII Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady organizacji i tryb działania Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego.
2. XVII Ogólnopolski Zjazd Socjologiczny, zwany w dalszej części Regulaminu Zjazdem, odbędzie się w dniach 11-14 września 2019 roku we Wrocławiu na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii oraz Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego oraz w innych miejscach wskazanych przez Organizatora.
3. Organizatorem Zjazdu jest Polskie Towarzystwo Socjologiczne z siedzibą w Warszawie, zwane dalej Organizatorem.
4. Oficjalny serwis internetowy Zjazdu znajduje się pod adresem: www.17zjazdpts.uni.wroc.pl
5. W ramach Zjazdu odbędą się sesje plenarne i sympozja, obrady w grupach tematycznych, dyskusje panelowe oraz imprezy towarzyszące.
6. Sesje plenarne i sympozja, grupy tematyczne, dyskusje panelowe oraz imprezy towarzyszące zatwierdza Rada Programowa Zjazdu.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odwołania Zjazdu bez podania przyczyn.
8. W przypadku odwołania Zjazdu organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie jego uczestników drogą mailową najpóźniej 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Zjazdu.
9. Językami obrad Zjazdu są: język polski oraz język angielski.

§ 2. Zasady uczestnictwa i jego odwołania

1. Uczestnikami Zjazdu są prelegenci, osoby niewygłaszające referatów, uczestnicy paneli dyskusyjnych oraz zaproszeni goście.
2. Uczestnicy Zjazdu potwierdzają swoją obecność na listach obecności.
3. Z obrad Zjazdu sporządza się protokół.
4. Warunkiem udziału w Zjeździe jest:
   
   1. zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe, wyłącznie za pośrednictwem systemu rejestracyjnego online (link „Rejestracja” na stronie zjazdu);
   2. uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez organizatorów;
   3. w przypadku gości zaproszonych przez Organizatorów oraz Radę Programową (m.in. przedstawiciele władz, sponsorzy) rejestracja internetowa nie jest wymagana.
5. Terminy zgłaszania uczestnictwa w Zjeździe są następujące:
   • do 15 marca 2019 r. — dla osób chcących uczestniczyć w Zjeździe w charakterze referenta w grupach tematycznych,
   • do 15 kwietnia 2019 r. — dla osób chcących zgłosić imprezę towarzyszącą,
   • do 31 sierpnia 2019 r. — dla osób chcących uczestniczyć bez wygłoszenia referatu.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wydłużenia ww. terminów.
7. Opłatę za uczestnictwo w Zjeździe, w wysokości zgodnej z niżej przedstawionym wykazem, należy przesłać zgodnie z harmonogramem opłat:
   

   Koszty manipulacyjne związane z płatnościami ponosi osoba aplikująca.

   	opłata wczesna 31.03 – 30.06.2019	opłata późna od 1.07.2019
   Studenci I, II i III stopnia	200 PLN	250 PLN
   Członkowie PTS oraz członkowie Komitetu Organizacyjnego nie będący członkami PTS	500 PLN	600 PLN
   Osoby niebędące członkami PTS	650 PLN	750 PLN

8. W ramach opłaty uczestnik otrzymuje:
   
   1. prawo do udziału we wszystkich wydarzeniach zjazdowych,
   2. możliwość korzystania z sal i infrastruktury obiektów, w których odbywać się będzie zjazd,
   3. materiały zjazdowe,
   4. wyżywienie, w tym:
      • udział w koktajlu powitalnym (11.09),
      • obiady (x2 – 12.09 i 13.09),
      • poczęstunki w czasie przerw kawowych (x3),
   5. udział w spotkaniu towarzyskim („Bankiet”),
   6. prawo do uczestnictwa w imprezach towarzyszących.
9. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Zjeździe, jeśli nie uiścił on opłaty w terminach określonych w par. 2 pkt 3:
   
   1. jeśli Uczestnik jest prelegentem nie będzie mógł on wygłosić swojego referatu oraz nie otrzyma potwierdzenia uczestnictwa, a jego nazwiska nie będzie na liście uczestników opublikowanej na stronie Zjazdu,
   2. jeśli Uczestnik nie jest prelegentem, to nie otrzyma potwierdzenia uczestnictwa, a jego nazwiska nie będzie na liście uczestników opublikowanej na stronie Zjazdu.
10. Organizator nie zapewnia noclegów ani ich nie rezerwuje. W celu ułatwienia rezerwacji noclegów przez uczestników Organizator podaje na stronie www.17zjazdpts.uni.wroc.pl ofertę noclegów we Wrocławiu.
11. Organizator nie pokrywa kosztów przejazdu do i z Wrocławia.
12. Organizator wystawia fakturę za udział w Zjeździe nie później niż 14 dni od daty zakończenia Zjazdu. Warunkiem wystawienia faktury jest podanie wszystkich niezbędnych danych.
13. Prawo wygłoszenia referatu przysługuje osobie, która została zakwalifikowana na podstawie przeprowadzonej procedury recenzenckiej nadesłanego abstraktu.
14. Zaświadczenie o udziale w Zjeździe będzie można samodzielnie pobrać z systemu rejestracji online za pośrednictwem strony internetowej Zjazdu po tym, jak opłata uczestnika będzie odnotowana oraz uczestnik zostanie zarejestrowany w recepcji Zjazdu.
15. Organizator nie zapewnia indywidualnego ani grupowego ubezpieczenia Uczestników.
16. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Zjeździe. Rezygnacja powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana do Komitetu Organizacyjnego za pośrednictwem e-mail na adres 17zjazdpts@uwr.edu.pl.
17. Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% całości opłaty, w przypadku rezygnacji do 31 sierpnia 2019 r.
18. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Zjeździe po 31 sierpnia 2019 r. (liczy się data wysłania e-maila) opłaty zjazdowe nie będą zwracane.

§ 3. Postanowienia końcowe

1. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu.
2. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 133, Poz. 833, z późniejszymi zmianami).
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. Udział w Zjeździe jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz z wyrażeniem zgody na ich wykorzystanie w przypadku:
   
   1. gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany na terenie obiektów, na których odbywa się Zjazd oraz imprezy towarzyszące,
   2. gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia,
   3. gdy jego wystąpienie będzie transmitowane w Internecie, radio lub telewizji.
5. Przesłanie abstraktu wystąpienia oznacza zgodę na jego publikację i przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych do publikacji go na stronie www zjazdu, w programie zjazdu oraz w materiałach reklamujących zjazd.
6. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektów, w których odbywa się Zjazd.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
8. W sprawach organizacji grup tematycznych przewidziany jest odrębny regulamin.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem oraz Regulaminem Grup Tematycznych zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
10. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2018 roku.

Regulamin zgłaszania i organizacji grup tematycznych w trakcie XVII Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego

1. Zasady organizowania grup tematycznych
   
   1. Rodzaje grup tematycznych:
      
      1. Grupa regularna międzyośrodkowa: grupa złożona z indywidualnych wystąpień, organizowana na zasadach opisanych w pkt. 2, 4 i 5 Regulaminu organizacji grup tematycznych (dalej: Regulaminu);
      2. Grupa nieregularna międzyośrodkowa: grupa, w której w miejsce indywidualnych referatów pojawiają się inne typy wystąpień (np. panele, okrągłe stoły, stoliki dyskusyjne, sesje posterowe, spotkania z autorami i in.), organizowana na zasadach opisanych w pkt. 2, 4 i 5 Regulaminu;
      3. Grupa Sekcji PTS: organizowana przez członków Sekcji PTS, po akceptacji Zarządu Sekcji PTS organizującej grupę, w formule grupy regularnej (złożonej z indywidualnych wystąpień) lub nieregularnej (np. w formie paneli, okrągłych stołów, stolików dyskusyjnych, sesji posterowych, spotkań z autorami i in.) na zasadach opisanych w pkt. 2, 3, 4 i 5 Regulaminu;
      4. Grupa ad-hoc: zgłaszana w ramach ograniczonej puli czasowej dostępnej po terminie zgłaszania grup tematycznych, organizowana na zasadach opisanych w pkt. 2, 4 i 5 Regulaminu.
   2. Zasady ogólne organizacji wszystkich rodzajów grup tematycznych:
      
      1. Organizatorami grupy tematycznej mogą zostać członkowie PTS mający opłacone składki członkowskie.
      2. Propozycje grup tematycznych zgłaszane są na adres poczty elektronicznej XVII Ogólnopolskiego Zjazdu Socjologicznego w terminie określonym w Harmonogramie tworzenia grup tematycznych (17zjazdpts@uwr.edu.pl).
      3. Każde zgłoszenie powinno zawierać:
         
         • Imię, nazwisko i afiliacje organizatorów
         • Określenie charakteru grupy (regularna/nieregularna; międzyośrodkowa/Sekcji)
         • Tytuł grupy tematycznej
         • Abstrakt (250-500 słów)
         • Słowa kluczowe
      4. Grupę regularną i nieregularną mogą zgłosić dwie osoby pochodzące z różnych ośrodków naukowych (nie jest możliwa organizacja grupy jedynie przez jeden ośrodek). Zasada ta dotyczy również Grup Sekcji PTS.
      5. Grupy tematyczne międzyośrodkowe i Sekcji, regularne, nieregularne i ad-hoc zgłaszane są przez organizatorów w terminie ogłoszonym przez Komitet Organizacyjny.
      6. Wszystkie propozycje grup tematycznych oceniane są przez Radę Programową Zjazdu, która przygotowuje listę rankingową grup tematycznych.
      7. Po upłynięciu terminu nadsyłania zgłoszeń do grup tematycznych, warunkiem formalnym zakwalifikowania grupy tematycznej do programu Zjazdu jest zgłoszenie do niej i zaakceptowanie przez organizatorów minimum czterech referatów.
      8. W przypadku rezygnacji organizatorów z organizacji grupy tematycznej, jej miejsce zajmuje kolejna grupa w rankingu, a w przypadku miejsc ex aequo – grupa wskazana przez Radę Programową Zjazdu spośród tych zajmujących takie samo miejsce w rankingu w oparciu o przesłanki merytoryczne.
      9. Ostateczna decyzja odnośnie akceptacji lub braku akceptacji grupy tematycznej należy do Rady Programowej Zjazdu.
   3. Grupy Sekcji PTS:
      
      1. Organizatorem Grupy Sekcji PTS są członkowie zwyczajni danej Sekcji PTS pochodzący z dwóch różnych ośrodków naukowych.
      2. Propozycje Grup Sekcji PTS zbiera w terminie przewidzianym w harmonogramie tworzenia grup tematycznych Zarząd Sekcji.
      3. Dla każdej Sekcji przewidziane są maksimum dwa bloki czasowe w programie Zjazdu.
      4. Decyzją Rady Programowej, na uzasadniony merytorycznie wniosek Sekcji, możliwe jest zwiększenie liczby bloków czasowych do trzech, w miarę dostępności miejsca w programie Zjazdu.
      5. Grupy Sekcji PTS będą prowadzone równolegle. W danym bloku czasowym nie będą odbywały się obrady grup zgłoszonych przez tą samą Sekcję.
      6. Grupy Sekcji PTS nie będą łączone z innymi grupami i mają zagwarantowaną samodzielność.
      7. Decyzję o organizacji grupy tematycznej w imieniu Sekcji PTS musi zaakceptować Zarząd Sekcji. Ostateczna decyzja o akceptacji Grupy Sekcji należy do Rady Programowej.
      8. W przypadku braku wypełnienia czasu dla Sekcji w pierwszym terminie zgłaszania grup tematycznych, czas ten przeznaczony zostaje na grupy tematyczne zgłoszone na ogólnych zasadach.
      9. Pozostałe zasady organizowania grup organizowanych przez Sekcje PTS są analogiczne do ogólnych zasad organizacji grup tematycznych.
   4. Zasady udziału we wszystkich typach grup tematycznych:
      
      1. Jeden uczestnik Zjazdu może wystąpić maksymalnie w dwóch rolach:
         
         • prowadzącego/prowadzącej obrady grupy/sympozjum/sesję oraz
         • wygłaszającego/wygłaszającej jeden referat (w formie mówionej, wykładanej, posterowej).
      2. Referenci grup tematycznych nie mogą rekrutować się z jednego zespołu badawczego/instytutu/uczelni/wydziału itd. (w grupie tematycznej, składającej się z pięciu wystąpień referenci reprezentują co najmniej cztery ośrodki, zaś w grupie z dziesięcioma referatami, referenci muszą być z co najmniej z ośmiu ośrodków)
      3. Tylko jeden z organizatorów grupy może wygłosić referat we własnej grupie.
      4. Komitet Organizacyjny zobowiązuje organizatorów grup tematycznych do umożliwienia krótkiej prezentacji tez referatów wyłożonych przez ich autorów (do 5 min. na każdy).
   5. Organizacja pracy grupy tematycznej:
      
      1. Obrady grupy tematycznej trwają 135 min (2 g 15 min).
      2. Grupom, cieszącym się szczególnym zainteresowaniem, na wniosek organizatorów Rada Programowa Zjazdu można przydzielić dwa bloki.
      3. Grupa tematyczna o charakterze „referatowym” i grupa „ad hoc” może liczyć maksymalnie pięć referatów oraz trzy referaty „wyłożone”.
      4. W grupie tematycznej nieregularnej, po uzgodnieniu z Komitetem Organizacyjnym Zjazdu, liczba uczestników grupy może być większa.
2. Harmonogram tworzenia grup tematycznych
   • 1 marca 2018 – 31 maja 2018
     zbieranie propozycji grup tematycznych ze strony Sekcji PTS oraz ich preselekcja przez Zarządy Sekcji PTS. Każdy Zarząd Sekcji ma prawo przekazać Radzie Programowej maksimum dwie propozycje Grupy Sekcji. Zgłoszenia wysyłane są na adres: 17zjazdpts@uwr.edu.pl
   • 1 czerwca 2018 – 30 czerwca 2018
     Rada Programowa Zjazdu zatwierdza listę grup tematycznych zgłoszonych przez Sekcje i przekazuje ją do Komitetu Organizacyjnego Zjazdu.
   • 1 lipca 2018 – 30 października 2018
     organizatorzy grup tematycznych międzyośrodkowych zgłaszają swoje propozycje na zasadach ogólnych do Komitetu Organizacyjnego na adres: 17zjazdpts@uwr.edu.pl
   • 1 listopada 2018 – 30 listopada 2018
     Rada Programowa Zjazdu sporządza ranking i zatwierdza listę grup tematycznych międzyośrodkowych i przekazuje ją do Komitetu Organizacyjnego Zjazdu wraz z sugerowaną, kompletną listą grup do umieszczenia w programie Zjazdu.
   • 1 grudnia 2018 – 31 grudnia 2018
     Komitet Organizacyjny dokonuje weryfikacji listy grup tematycznych pod kątem możliwości umieszczenia zgłoszonych grup regularnych i nieregularnych w programie Zjazdu oraz ustala listę grup tematycznych do publikacji na stronie zjazdu w konsultacji z Przewodniczącym Rady Programowej.
   • do 10 stycznia 2019
     lista grup tematycznych umieszczona zostaje na stronie internetowej XVII OZS PTS.
   • 10 stycznia 2019 – 15 marca 2019
     organizatorzy grup tematycznych oczekują na zgłoszenia za pośrednictwem systemu rejestracji online.
   • 15 marca 2019 – 15 kwietnia 2019
     organizatorzy grup tematycznych:
     • dokonują selekcji nadesłanych propozycji grup międzyośrodkowych,
     • uzgadniają z autorami referatów szczegóły merytoryczne i organizacyjne,
     • podejmują decyzję o akceptacji referatów do wygłoszenia i „referatów wyłożonych”, które są dostępne w czasie obrad grupy w wersji papierowej i elektronicznej i których tytuły zostaną umieszczone w programie Zjazdu (jako „referaty wyłożone”).
   • do 15 kwietnia 2019
     organizatorzy grup tematycznych przesyłają do Rady Programowej (na adres: 17zjazdpts@uwr.edu.pl) projekt programu grupy tematycznej, który zawiera:
     • nazwiska referentów i tytuły referatów,
     • kolejność wystąpień,
     • ewentualnie, wniosek o nadanie grupie tematycznej statusu „grupy podwójnej”, to jest rozszerzenie jej obrad do 4,5 h (dwa razy po 135 minut).
   • 16 kwietnia – 15 maja 2019
     Rada Programowa (lub wyłoniony zespół roboczy w ramach Rady Programowej):
     • dokonuje korekty listy grup tematycznych (m.in. eliminując ze względów formalnych grupy, które zebrały mniej niż cztery referaty);
     • sprawdza skład grup tematycznych pod kątem reprezentacji różnych środowisk (referenci nie mogą rekrutować się z jednego zespołu/instytutu/uczelni);
     • sprawdza liczbę referatów wygłaszanych przez daną osobę;
     • rekomenduje (lub nie) wniosek o rozszerzenie obrad grupy do dwóch sesji po 135 minut;
     • Komitet Organizacyjny przydziela grupie tematycznej konkretne „okienko” godzinowe (wraz z zachowaniem dbałości by nie nakładały się godziny prowadzenia grup tematycznych i wygłaszania referatów danych osób oraz by nie nachodziły na siebie grupy tematyczne jednej sekcji).
   • do 31 maja 2019
     Rada Programowa zatwierdza program XVII OZS PTS i przekazuje go Komitetowi Organizacyjnemu do ogłoszenia na stronie Zjazdu.
   • 1 czerwca – 30 czerwca 2019
     możliwość zgłaszania grup „ad hoc”. Grupa ad-hoc każdorazowo podlega akceptacji przez Radę Programową Zjazdu lub wyłoniony z niej zespół roboczy.